Nebenkostenabrechnung erstellen – Schritt für Schritt erklärt

Die Nebenkostenabrechnung (oder genauer: Betriebskostenabrechnung) gehört zu den regelmäßigen Pflichten für Vermieter in Österreich – zumindest im MRG-Vollanwendungsbereich. In diesem Beitrag erklären wir Schritt für Schritt, wie du eine korrekte Abrechnung erstellst.

Schritt 1: Abrechnungszeitraum festlegen

Der Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr (1. Jänner bis 31. Dezember). Die Abrechnung muss bis spätestens 30. Juni des Folgejahres gelegt werden. Beispiel: Für das Jahr 2025 muss die Abrechnung bis 30. Juni 2026 vorliegen.

Schritt 2: Alle Kostenpositionen zusammentragen

Sammle alle Belege und Rechnungen, die im Abrechnungszeitraum angefallen sind. Die umlagefähigen Betriebskosten sind in § 21 MRG abschließend aufgelistet:

• Wasser und Abwasser
• Müllabfuhr
• Rauchfangkehrer
• Hausbetreuung / Reinigung
• Winterdienst (Schneeräumung, Streuen)
• Schädlingsbekämpfung
• Versicherungen (Feuer, Haftpflicht, Leitungswasser, Sturmschaden, Glasbruch)
• Verwaltungskosten (bis zum gesetzlichen Höchstbetrag)
• Öffentliche Abgaben (z. B. Grundsteuer)
• Allgemeine Stromkosten (Stiegenhaus, Aufzug)

Schritt 3: Verteilerschlüssel anwenden

Die Gesamtkosten werden nach der Nutzfläche der einzelnen Wohneinheiten auf die Mieter aufgeteilt. Das ist der gesetzliche Standardverteilerschlüssel. Andere Verteilungsmethoden (z. B. nach Personenanzahl) sind nur zulässig, wenn sie vertraglich vereinbart wurden.

Formel: Anteil des Mieters = (Nutzfläche der Einheit ÷ Gesamtnutzfläche) × Gesamtkosten

Schritt 4: Vorauszahlungen gegenrechnen

Ziehe die monatlichen Betriebskosten-Vorauszahlungen ab, die der Mieter bereits geleistet hat. Das Ergebnis ist entweder eine Nachzahlung (Mieter zahlt die Differenz) oder ein Guthaben (wird dem Mieter gutgeschrieben oder ausgezahlt).

Schritt 5: Abrechnung auflegen

Die Abrechnung muss im Haus zur Einsicht aufgelegt werden. Jeder Mieter hat das Recht, die Originalbelege einzusehen und eine Kopie der Abrechnung zu erhalten. Am besten informierst du die Mieter aktiv über die Auflegung.

Häufige Fehler vermeiden

• Nicht umlagefähige Kosten einbeziehen – Reparaturen, Sanierungen oder Verwaltungskosten über dem Höchstbetrag dürfen nicht umgelegt werden.
• Frist versäumen – Nach dem 30. Juni können Nachforderungen problematisch werden.
• Belege nicht aufbewahren – Ohne Belege ist die Abrechnung anfechtbar.

Tipp: Digital den Überblick behalten

Die größte Herausforderung bei der Nebenkostenabrechnung ist nicht die Rechnung selbst, sondern das Zusammentragen aller Belege und Kosten. Mit einem digitalen Verwaltungstool hast du alle Ausgaben und Einnahmen pro Objekt jederzeit griffbereit – das macht die Abrechnung deutlich einfacher.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.