Übergabeprotokoll bei Ein- und Auszug – So sicherst du dich als Vermieter ab

Das Übergabeprotokoll gehört zu den wichtigsten Dokumenten im Vermieter-Alltag – und wird trotzdem viel zu oft vernachlässigt. Dabei schützt es beide Seiten: Du als Vermieter kannst Schäden besser nachweisen, und der Mieter hat einen klaren Beleg über den Zustand bei Ein- und Auszug.

Warum ist ein Übergabeprotokoll so wichtig?

Ohne Übergabeprotokoll steht im Streitfall Aussage gegen Aussage. War der Kratzer im Parkett schon vor dem Einzug da? Funktionierte der Rollladen bei der Übergabe? Mit einem sauberen Protokoll hast du einen klaren Nachweis – und das kann im Ernstfall bares Geld wert sein, vor allem bei Streitigkeiten rund um die Kaution.

Was gehört in ein Übergabeprotokoll?

• Datum und Uhrzeit der Übergabe
• Namen aller anwesenden Personen
• Adresse und genaue Bezeichnung der Wohneinheit
• Zustand jedes Raumes (Wände, Böden, Fenster, Türen)
• Zustand von Sanitäranlagen und Küchenausstattung
• Zählerstände (Strom, Gas, Wasser, Heizung)
• Anzahl der übergebenen Schlüssel
• Vorhandene Schäden oder Mängel
• Fotos als Anlage (Raum für Raum)

Tipps für ein gutes Übergabeprotokoll

1. Fotos machen – und zwar viele. Fotografiere jeden Raum aus mehreren Perspektiven, besonders Schäden und den Zustand wichtiger Elemente. Fotos mit Zeitstempel sind ideal.
2. Gemeinsam durchgehen. Gehe die Wohnung immer gemeinsam mit dem Mieter ab. So gibt es keine nachträglichen Überraschungen.
3. Beide Seiten unterschreiben lassen. Ein Protokoll ohne Unterschrift des Mieters hat deutlich weniger Beweiskraft.
4. Protokoll digital aufbewahren. Papier kann verloren gehen – speichere das Protokoll und die Fotos digital ab. Mit QuckQuck kannst du Dokumente direkt der richtigen Wohneinheit und dem richtigen Mieter zuordnen.

Normale Abnutzung vs. Schäden

Nicht jede Spur in der Wohnung ist ein Schaden. Normale Abnutzung (z. B. leichte Verfärbungen der Wände, Gebrauchsspuren am Boden) geht zu Lasten des Vermieters und darf nicht von der Kaution abgezogen werden. Echte Schäden wie zerbrochene Fliesen, größere Löcher in Wänden oder defekte Sanitäranlagen können hingegen über die Kaution abgerechnet werden – vorausgesetzt, das Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand klar.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.